Declaración de la Política:

 En HELISA SOFTWARE S.A, reconocemos la importancia de mantener los más altos estándares éticos y legales en todas nuestras operaciones. Estamos comprometidos en prevenir, detectar y remediar cualquier forma de corrupción y soborno en todas las actividades relacionadas con nuestra organización, asegurando la integridad y confianza de nuestros empleados, socios comerciales y comunidades donde operamos.

Alcance:

 Esta política es aplicable a todos los colaboradores, directores, ejecutivos, contratistas, proveedores, socios comerciales y cualquier otra tercera parte que actúe en nombre de HELISA SOFTWARE S.A. Cubre todas las actividades comerciales y operaciones realizadas por la organización, tanto a nivel nacional como internacional. El objetivo de esta política es prevenir, detectar y responder a cualquier forma de corrupción y soborno, asegurando que todas las acciones empresariales se lleven a cabo de manera ética y conforme a la ley.

Definiciones Importantes:

1. Corrupción: Abuso de poder para obtener beneficios personales o para terceros, ya sea a través de actos de soborno, extorsión, nepotismo o cualquier forma de influencia indebida.
2. Soborno: Cualquier ofrecimiento, promesa, entrega o solicitud de un beneficio indebido con el objetivo de influir en una acción o decisión en beneficio propio o de terceros.
3. Beneficiario Final: Persona que posee o controla directa o indirectamente un porcentaje significativo de una entidad, beneficiándose de sus actividades.
4. Contraparte: Entidad o individuo con quien se tiene una relación contractual o comercial.
5. Contratista: Persona o empresa contratada para realizar un trabajo o servicio específico, generalmente a través de un contrato formal.
6. Debida Diligencia: Proceso de investigación y evaluación de riesgos para asegurar la integridad y legalidad de una transacción o relación comercial.
7. Oficial de Cumplimiento: Persona designada por la Junta Directiva o máximo órgano social para liderar y poner en marcha el Sistema de Gestión de Ética y Cumplimiento.
8. Proveedor: Cualquier proveedor, abastecedor, contratista, distribuidor, consultor y/u otro tercero que ofrezca bienes, servicios y suministros (incluido software) para respaldar las operaciones de la organización.
9. Riesgos de Corrupción: Posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado.
10. Riesgo de Cumplimiento: Amenaza existente o emergente relacionada con un incumplimiento legal o de política interna, que podría generar consecuencias financieras negativas y afectar la reputación de la organización.

Principios Generales:

1. Actuamos con honestidad, transparencia y responsabilidad en todas nuestras operaciones y relaciones comerciales.
2. Cumplimos con todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con la prevención de la corrupción y el soborno, tanto a nivel local como internacional.
3. Tratamos a todas las partes interesadas de manera justa y equitativa, sin discriminación ni favoritismos.
4. Cada colaborador y socio de la organización es responsable de conocer, comprender y cumplir con esta política en todas sus actividades laborales.
5. Nos comprometemos a mantener los más altos estándares éticos y a prevenir prácticas corruptas en todas las transacciones comerciales.
6. Se prohíbe el soborno a cualquiera de las partes interesadas.

Lineamientos Importantes:

1. Nos comprometemos a cumplir con los estándares de transparencia y ética empresarial establecidos internamente.
2. El Código de Ética Empresarial previene, detecta y corrige situaciones relacionadas con el soborno, corrupción y soborno transnacional.
3. No toleramos ningún tipo de soborno o corrupción en nuestras operaciones. Esto incluye tanto la oferta como la recepción de sobornos en cualquier forma.
4. Se deberán mantener registros detallados y precisos de todas las transacciones financieras y operativas relevantes.
5. Estableceremos canales seguros y confidenciales para que los empleados reporten cualquier preocupación o sospecha de corrupción o soborno.
6. Todos los colaboradores deben informar al Oficial de Cumplimiento sobre posibles violaciones relacionadas con la corrupción y el soborno.

Contrapartes y Operaciones Prohibidas:

1. No realizaremos operaciones, ni estableceremos relaciones o contratos con contrapartes cuya honestidad o integridad sea dudosa o sobre las que se sospeche de actividades delictivas.
2. No se realizarán pagos o indemnizaciones a contrapartes que no faciliten la información necesaria o presenten información falsa o de difícil verificación.
3. No se tendrá relación con contrapartes que figuren en listas restrictivas vinculantes para Panamá.

Manejo de Incentivos y Regalos de Terceros:

1. Se prohíbe a los colaboradores recibir regalos, obsequios, atenciones e invitaciones que no sean autorizados por el área de Gestión Humana, que sean en dinero o que tengan como objetivo obtener una ventaja indebida. Para mayor entendimiento los obsequios que son aceptados por el área de gestión humana son: artículos promocionales (bolígrafos, libretas, calendarios o termos con el logo de la empresa), detalles conmemorativos (reconocimientos o placas en agradecimiento por una colaboración o participación en eventos empresariales).
2. Los regalos que vayan en contra de esta política deberán ser devueltos y reportados al jefe inmediato para determinar las medidas pertinentes.
3. El Gerente General no podrá aceptar, en ninguna circunstancia, dinero en efectivo, cheques, transferencias bancarias ni cualquier otro tipo de compensación monetaria de parte de clientes, proveedores o cualquier otra parte interesada.

Conflicto de Interés:

1. Los colaboradores deberán declarar cualquier posible conflicto de interés en el que se encuentren involucrados, ya sea relacionado con la organización o con sus familiares.
2. En caso de duda sobre la existencia de un conflicto de interés, se deberá informar a los superiores inmediatos y seguir los procedimientos establecidos en los canales dispuestos.

Divulgación y Capacitación:

1. Todos los colaboradores, incluidos los directivos y ejecutivos, recibirán capacitaciones periódicas sobre esta política. Las capacitaciones se actualizarán para abordar nuevos riesgos y desafíos.
2. La política será comunicada de manera clara y accesible a todos los colaboradores, socios comerciales y otras partes interesadas relevantes.
3. Se establecerá un plan de capacitaciones anuales y se almacenarán los registros de las capacitaciones realizadas.

Gestión de Riesgos:

1. Se realizarán evaluaciones periódicas de riesgos para identificar posibles áreas vulnerables a la corrupción y el soborno, y se implementarán controles preventivos y correctivos efectivos.
2. La Gestión de Riesgos se realizará conforme a los procedimientos internos establecidos, con auditorías periódicas y revisiones continuas.

3. Se realizarán auditorías internas al menos una vez al año para evaluar la efectividad de las medidas anticorrupción. Adicionalmente, podrán efectuarse auditorías extraordinarias si se detectan irregularidades o riesgos elevados.

Acciones Disciplinarias:

1. Cualquier violación a esta política tendrá consecuencias claras y proporcionales, que van desde advertencias formales para infracciones leves, capacitaciones obligatorias en ética y cumplimiento para casos de incumplimiento moderado, Suspensión o terminación del contrato en casos graves de soborno o corrupción y acciones legales según la gravedad de la violación.

Medios de Reporte:

1. La empresa dispone de canales seguros, confidenciales y anónimos para que los colaboradores puedan reportar cualquier comportamiento relacionado con el soborno, fraude o corrupción.
2. Los reportes pueden realizarse a través del correo electrónico corporativo o del portal de intranet habilitado para tal fin.